Secrétaire virtuelle au Luxembourg : Sophie répond à votre place

Qu'est-ce qu'une secrétaire virtuelle ?

Une secrétaire virtuelle prend les appels de votre entreprise sans être dans vos locaux. Longtemps, c'était un centre d'appels avec des opératrices. Aujourd'hui, c'est aussi une assistante IA comme Sophie : elle répond tout de suite, à toute heure, dans la langue de l'appelant, et ne laisse jamais un appel sonner dans le vide.

Sophie ne remplace pas votre équipe. Elle prend les appels que personne ne peut prendre : pendant un rendez-vous, sur un chantier, à midi, le soir ou le week-end.

Ce que fait Sophie

• Elle répond quand la ligne est occupée, sans réponse ou hors horaires
• Elle note qui appelle, pourquoi et comment le rappeler
• Elle prend, déplace ou annule des rendez-vous dans votre agenda Google ou Outlook
• Elle répond aux questions simples : horaires, adresse, parking, documents à apporter
• Elle repère les urgences et vous prévient tout de suite
• Elle vous envoie un e-mail clair après chaque appel

Secrétaire virtuelle humaine ou IA ?

Un secrétariat humain externalisé sait improviser et rassurer, mais il facture souvent à l'appel ou à la minute et travaille selon ses propres horaires. Sophie a un prix fixe, répond 24h/24 et suit exactement vos règles. En cas de doute, elle ne décide pas à votre place : elle prend un message.

Les deux peuvent se compléter : si vous avez déjà une secrétaire, Sophie prend les appels qu'elle ne peut pas prendre.

Comment ça marche

1. Un échange de 30 minutes pour définir vos horaires, vos règles, vos urgences et les questions à poser.
2. Sophie est configurée, en général sous 48 heures. Vous l'essayez avec un lien avant de l'activer.
3. Vous activez le renvoi d'appel (ligne occupée, sans réponse ou hors horaires) vers son numéro +352. Votre numéro ne change pas.
4. Après chaque appel, vous recevez un e-mail avec le nom, le numéro, la demande et l'urgence.

Prix fixe, sans engagement

• Téléphone : 149 € par mois, 300 minutes d'appels incluses, numéro +352 dédié
• Téléphone + E-mail : 249 € par mois, 600 minutes, appels et e-mails au même endroit
• E-mail seul : 79 € par mois, tri de votre boîte mail générale
• Entreprises et plusieurs sites : sur devis, à partir de 490 € par mois

Minute supplémentaire : 0,20 €. Résiliable chaque mois : si vous coupez le renvoi d'appel, tout redevient comme avant.

Honnête : Sophie dit qu'elle est une IA

Dès sa première phrase, Sophie annonce qu'elle est une assistante IA et que l'appel est enregistré. Elle ne se fait jamais passer pour une personne, ne donne aucun conseil médical, juridique ou technique et ne prend ni paiement ni coordonnées bancaires. Si elle n'est pas sûre, elle ne devine pas : elle prend un message ou propose de transférer l'appel.

Questions fréquentes

Une secrétaire virtuelle IA, est-ce légal au Luxembourg ?

Oui, à condition d'être transparent. Sophie annonce dès le début qu'elle est une IA et que l'appel est enregistré, comme le demandent le RGPD et l'AI Act européen.

Sophie peut-elle prendre des rendez-vous ?

Oui. Reliée à votre agenda Google ou Outlook, elle voit les créneaux libres et réserve pendant l'appel. Sans agenda, elle note la demande et vous l'envoie.

Dois-je changer de numéro de téléphone ?

Non. Vous gardez votre numéro et activez simplement un renvoi d'appel vers Sophie, par exemple quand la ligne est occupée ou que personne ne décroche.

Dans quelles langues parle Sophie ?

En français, en allemand, en anglais et en portugais. Elle répond dans la langue de l'appelant, sans qu'il ait à appuyer sur une touche.

Combien coûte Sophie ?

149 € par mois avec 300 minutes d'appels, 249 € avec les e-mails et 600 minutes, sans engagement. La minute supplémentaire coûte 0,20 €.