Annexe Probook Agent — Accord de traitement des données

Répondre aux appels et, selon la formule, aux e-mails adressés au Professionnel : comprendre la demande, répondre aux questions prévues dans son guide, prendre ou noter un rendez-vous ou un message, et transmettre chaque demande au Professionnel.

• Personnes concernées : personnes qui appellent ou écrivent au Professionnel.
• Données : voix et enregistrement de l'appel, transcription, numéro de téléphone de l'appelant, nom, coordonnées et contenu de la demande, résumé et fiche produits automatiquement, rendez-vous pris.
• Données sensibles : l'assistant ne les demande pas. Si le Professionnel exerce dans la santé, les appelants peuvent en mentionner ; le Professionnel le signale à UseProBook avant l'activation et adapte son guide pour limiter ces informations au strict nécessaire.

Au début de chaque appel, l'assistant annonce qu'il est une intelligence artificielle et que l'appel est enregistré (règlement européen sur l'IA et RGPD). Avant de raccrocher, il rappelle que l'appelant peut demander l'effacement de l'enregistrement. Le Professionnel informe aussi ses clients dans sa propre politique de confidentialité.

• Enregistrements et transcriptions : effacés automatiquement après 90 jours, et sans délai si l'appelant le demande pendant l'appel.
• Demandes et messages transmis au Professionnel : conservés dans son tableau de bord tant que son compte est actif, puis selon la section 9 de l'Accord de traitement des données.

En plus de ceux de l'Accord de traitement des données, le Professionnel autorise :

• ElevenLabs (Eleven Labs Inc., États-Unis) — reconnaissance et synthèse vocales, conduite de la conversation, stockage des enregistrements et transcriptions (serveurs aux États-Unis) ;
• Google (Google Cloud) — modèle de langage qui génère les réponses de l'assistant, utilisé par ElevenLabs ;
• Opérateur téléphonique — acheminement des appels vers l'assistant ; son nom est communiqué par écrit au Professionnel avant l'activation de la ligne.

La règle de préavis de 30 jours et le droit d'opposition de l'Accord de traitement des données s'appliquent aussi à cette liste.

Les enregistrements et transcriptions sont traités aux États-Unis. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne prévues dans l'accord de traitement des données de chaque prestataire et, lorsqu'il est certifié, sur le cadre de protection des données UE-États-Unis. La base de données de Probook (demandes, rendez-vous, comptes) reste dans l'Union européenne.

Les échanges entre nos systèmes et ceux des prestataires sont chiffrés (TLS). L'accès aux enregistrements est réservé au Professionnel et aux personnes de UseProBook qui en ont besoin pour le service. La partie de l'appel qui passe par le réseau téléphonique public dépend des opérateurs et n'est pas chiffrée de bout en bout.

Pour toute question ou demande d'effacement, écrivez à app@useprobook.com.