Anhang Probook Agent — Auftragsverarbeitungsvertrag

Anrufe und, je nach Paket, E-Mails an den Professional beantworten: das Anliegen verstehen, die in seinem Leitfaden vorgesehenen Fragen beantworten, einen Termin oder eine Nachricht aufnehmen und jede Anfrage an den Professional weiterleiten.

• Betroffene: Personen, die den Professional anrufen oder ihm schreiben.
• Daten: Stimme und Gesprächsaufzeichnung, Transkript, Telefonnummer des Anrufers, Name, Kontaktdaten und Inhalt der Anfrage, automatisch erstellte Zusammenfassung und Erfassung, gebuchte Termine.
• Sensible Daten: Der Assistent fragt nicht danach. Arbeitet der Professional im Gesundheitsbereich, können Anrufer solche Daten erwähnen; der Professional teilt dies UseProBook vor der Aktivierung mit und passt den Leitfaden an, um diese Angaben auf das Nötigste zu beschränken.

Zu Beginn jedes Anrufs sagt der Assistent, dass er eine künstliche Intelligenz ist und das Gespräch aufgezeichnet wird (EU-KI-Verordnung und DSGVO). Vor dem Auflegen erinnert er daran, dass der Anrufer die Löschung der Aufnahme verlangen kann. Der Professional informiert seine Kunden zusätzlich in seiner eigenen Datenschutzerklärung.

• Aufnahmen und Transkripte: nach 90 Tagen automatisch gelöscht, sofort, wenn der Anrufer es während des Gesprächs verlangt.
• An den Professional weitergeleitete Anfragen und Nachrichten: in seinem Dashboard, solange das Konto aktiv ist, danach gemäß Abschnitt 9 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Zusätzlich zu denen im Auftragsverarbeitungsvertrag genehmigt der Professional:

• ElevenLabs (Eleven Labs Inc., USA) — Spracherkennung und Sprachsynthese, Gesprächsführung, Speicherung von Aufnahmen und Transkripten (Server in den USA);
• Google (Google Cloud) — Sprachmodell, das die Antworten des Assistenten erzeugt, von ElevenLabs genutzt;
• Telefonanbieter — Weiterleitung der Anrufe an den Assistenten; sein Name wird dem Professional vor der Aktivierung der Leitung schriftlich mitgeteilt.

Die 30-tägige Vorankündigung und das Widerspruchsrecht des Auftragsverarbeitungsvertrags gelten auch für diese Liste.

Aufnahmen und Transkripte werden in den USA verarbeitet. Diese Übermittlungen stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission im Auftragsverarbeitungsvertrag des jeweiligen Anbieters und, soweit zertifiziert, auf den EU-US-Datenschutzrahmen. Die Datenbank von Probook (Anfragen, Termine, Konten) bleibt in der Europäischen Union.

Die Verbindungen zwischen unseren Systemen und denen der Anbieter sind verschlüsselt (TLS). Zugriff auf Aufnahmen haben nur der Professional und die Personen bei UseProBook, die ihn für den Dienst benötigen. Der Teil des Anrufs, der über das öffentliche Telefonnetz läuft, hängt von den Anbietern ab und ist nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Für Fragen oder Löschanträge schreiben Sie an app@useprobook.com.